লেখার কাজে বানান ও ব্যাকরণ শুদ্ধ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজ। লেখায় বানান ও ব্যাকরণ ভুল থাকলে সে লেখার গ্রহণযোগ্যতা হারিয়ে যায়।
ওয়ার্ড ডকুমেন্টে টেক্সট সংযোজনের সময় যে কারোর বানান ভুল হতে পারে এবং অনেক সময় ব্যাকরনেও ভুল হতে পারে। যা একটি স্বাভাবিক ব্যাপার।
তবে, এমএস ওয়ার্ড ২০১৯ প্রোগ্রামে বানান ও ব্যাকরণ শুদ্ধ করার একটি চমকপ্রদ ব্যবস্থা আছে; যা অত্যন্ত কার্যকর। তবে এটি শুধুমাত্র ইংরেজি লেখার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
ডকুমেন্টে কাজ সম্পাদনের সময় বা পরে যে সমস্ত লেখা বা শব্দের নিচে লাল দাগ দেখবেন বুঝবেন সেগুলোর বানান ভুল হয়েছে। এবং যেগুলোর নিচে সবুজ দাগ থাকবে সেগুলোর ব্যাকরণ ভুল আছে।
আর যেগুলির নিচে নীল দাগ রয়েছে সেগুলোর বানান ঠিক আছে কিন্তু শব্দগুলো অপব্যবহৃত (Misused) বা যথাযথ ব্যবহার হয়নি।
কমান্ড ব্যবহার করে বানান ও ব্যাকরণ শুদ্ধ করা
- ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় সম্পাদনা করে নিন।
- ক্লিক Review ট্যাব।
- Proofing সেকশন এর Spelling & Grammar বাটনে ক্লিক করুন।
- দেখা যাবে ডকুমেন্টের ভুল বানানগুলো সিলেক্ট হয়েছে এবং ডকুমেন্টের ডানে প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে ভুল বানানগুলোর সম্ভাব্য শুদ্ধ বানানগুলোর কি কি হতে পারে প্রদর্শন হচ্ছে।
- প্রদর্শিত বানানগুলো হতে শুদ্ধ বানানটিতে ক্লিক করার সাথে সাথে বানানগুলো পরিবর্তন হবে।
Spelling & Grammar এর ডায়লগ বক্সের বাটনগুলোর কাজ নিম্নে বর্ণিত হলো:
- Ignore: বানানটি পূর্বের অবস্থায় আনার জন্য।
- Ignore All: একই জাতীয় ভুলগুলো পূর্বের অবস্থায় আনার জন্য।
- Add: নতুন বানান কম্পিউটারের ডিকশেনারিতে যুক্ত করার জন্য।
- Change: ভূল বানান পরিবর্তন করার জন্য।
- Change All: ভূল থাকা একাধিক বানান সবগুলো একসঙ্গে পরিবর্তন করার জন্য।
- ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় বানান ও ব্যাকরণ শুদ্ধ করা শেষ হলে Ok বাটন ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন...
এমএস ওয়ার্ডে কিভাবে Symbol সংযোজন করবেন
এমএস ওয়ার্ডে কিভাবে Find ও Replace করবেন
মাউস ব্যবহার করে বানান ও ব্যাকরণ শুদ্ধ করা
- ডকুমেন্টের যে বানানটি ভুল হয়েছে তা সিলেক্ট করুন।
- এবার ভুল বানানটির উপর মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে সম্ভাব্যতম শুদ্ধ বানানগুলো হতে প্রয়োজনীয় বানানটি সিলেক্ট বা নির্বাচন করুন।
- দেখা যাবে সিলেক্ট করা ভুল বানানটি শুদ্ধ বানানে পরিবর্তিত হয়েছে।